Задачи сотрудников сводятся к своевременной обработке заявок и привычной работе с МИС, а все данные между системами двигаются автоматически:
1. Пациент звонит или пишет в чат.
2. Администратор или менеджер обрабатывает звонок - если звонок не качественный, то администратор бракует лид руками, если же звонок от пациента, который хочет записаться на прием, двигаемся дальше.
3. Администратор выполняет запись пациента - если клиент обращается впервые, то администратор создает контакт пациента в МИС. Также создает запись на прием к специалисту как обычно. Если пациент повторный, то просто создается запись на прием.
4. Контакт передается в Битрикс24 - контактная информация пациента передается в Битрикс24 (мы не передаем персональные данные первой категории), если пациент пришел к нам впервые. Также закрывается лид, который был создан при звонке пациента с сохранением данных в контакте об источнике лида.
5. В Битрикс24 создается запись на прием – к созданному или существующему контакту создается сделка (запись на прием) с указанием пациента, специалиста, даты, времени записи, а также администратора, выполнившего запись. В случае изменения даты/времени приема в МИС, также меняем его в Б24. В случае отмены записи, бракуем сделку в Б24.
6. Автоматика подтверждения записи - автоматически выполняем следующие действия:
- Оповещение о созданной записи на прием
- Напоминание за несколько часов до приема
- Автоматический звонок для подтверждения приема, если подтвердил, меняем статус записи, если отказался или хочет перенести - соединяем с оператором
7. Передаем результаты приема в Б24 - по окончанию приема передаем в Битрикс24 данные об оказанных услугах и стоимость приема.
8. Сбор обратной связи - Битрикс24 по окончанию приема запрашивает у пациента обратную связь в автоматическом режиме.