Интеграция МИС iDent с Битрикс24 для сети клиник
Мои родные

Смотреть все кейсы

моиродные.рф

О проекте

Стоматологическая клиника «Мои родные», город Астрахань. 41 сотрудник.

Проект партнера
BIZZUP

Сфера бизнеса
Медицина и фармацевтика

Тип проекта
Коробочная версия

Год публикации
2022

Проблемы клиента

На момент обращения у клиента было много проблем с веденим учета. Практически все процессы с этим связанные были не автоматизированы.

На момент обращения в нашу компанию, у клиента уже стояла коробочная версия Битрикс24, но были проблемы технического характера, а именно не был пройден ряд тестов. Не был адаптирован бизнес-процесс по работе административного звена. Были проблемы с организацией процессов, персонал не был обучен работе с Битрикс24.

Администраторы пропускали обращения, теряли лидов, мессенджеры клиники не были интегрированы с CRM. Основная задача:

интеграция МИС iDent с Б24;
построение эффективного процесса работы администраторов с лидами.

Битрикс24 решает эти проблемы

Внедрение систем на базе Битрикс24 обеспечивает стабильную и эффективную автоматизацию процессов работы клиники

Узнать стоимость внедрения

Детальный учет сделок

Автоматические напоминания клиентам

История взаимодействий с клиентом

Оценка эффективности

Поиск слабых мест бизнеса

Объединение филиалов в одну систему

Процесс внедрения

После проведения предпроектного анализа, мы начали осуществлять процесс внедрения. На первом этапе внедрения мы выполнили:

персонализация портала;
настройка права доступа сотрудникам;
интеграция всех источников заявок;
подключение WhatsApp, SMS;
интеграция электронной почты;
настройка и подключение телефонии UIS с записью разговоров и анализом качества общения с клиентами;
персонализация воронки обращений, записей на прием для увеличения эффективности коллцентра;
установка и персонализация решения CRM для медицинских центров и стоматологий на базе Битрикс24 "Медицина.Ready";
настройка сегментирования клиентов;
дистанционно было проведено обучение сотрудников клиники по работе с порталом.

Следующим этапом была выполнена интеграция МИС iDent с Б24 и настройка сквозной аналитики. Также было проведено обучение работе с сервисами для руководителя и маркетолога.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Сейчас клиентом активнее всего используется функционал CRM и телефонии.

В результате внедрения клиент имеет полную синхронизацию клиентской базы, прозрачную аналитику, простой и прозрачный алгоритм работы администраторов, ведется учёт всей клиентской базы по сегментам, общение с клиентами в одном окне.

Сейчас нет пропущенных или не обработанных заявок/звонков, и как следствие рост количества записей, выручки и прибыли. Происходит правильное разделение функций между МИС и CRM системой. Битрикс24 отвечает за коммуникации, маркетинг и продажи, МИС отвечает за учёт расписания, приемов, денежных средств и т.д. Ну и никакого дублирования операций, что упрощает работу администраторов.

Преимущества от внедрения

После внедрения Битрикс24 работа звена администраторов стала прозрачной, поддающейся аналитике.

Конфликтные ситуации разбираются с клиентами оперативно за счет записи разговоров и полного хранения истории общения с пациентом. Увеличилась скорость реакции на обращения, лиды обрабатываются качественно, сократилось время на их обработку, что значительно удобнее, чем было до внедрения. Увеличилось количество повторных клиентов, за счёт возможности смс-рассылок и правильной сегментации клиентской базы.

За счёт настройки сквозной аналитики эффективность маркетинга увеличилась до 30%. Появился реалистичный анализ источников привлечения клиента в связке с затратами на канал.

Сценарий работы административного звена

Задачи сотрудников сводятся к своевременной обработке заявок и привычной работе с МИС, а все данные между системами двигаются автоматически:

1. Пациент звонит или пишет в чат.

2. Администратор или менеджер обрабатывает звонок - если звонок не качественный, то администратор бракует лид руками, если же звонок от пациента, который хочет записаться на прием, двигаемся дальше.

3. Администратор выполняет запись пациента - если клиент обращается впервые, то администратор создает контакт пациента в МИС. Также создает запись на прием к специалисту как обычно. Если пациент повторный, то просто создается запись на прием.

4. Контакт передается в Битрикс24 - контактная информация пациента передается в Битрикс24 (мы не передаем персональные данные первой категории), если пациент пришел к нам впервые. Также закрывается лид, который был создан при звонке пациента с сохранением данных в контакте об источнике лида.

5. В Битрикс24 создается запись на прием – к созданному или существующему контакту создается сделка (запись на прием) с указанием пациента, специалиста, даты, времени записи, а также администратора, выполнившего запись. В случае изменения даты/времени приема в МИС, также меняем его в Б24. В случае отмены записи, бракуем сделку в Б24.

6. Автоматика подтверждения записи - автоматически выполняем следующие действия:
- Оповещение о созданной записи на прием
- Напоминание за несколько часов до приема
- Автоматический звонок для подтверждения приема, если подтвердил, меняем статус записи, если отказался или хочет перенести - соединяем с оператором

7. Передаем результаты приема в Б24 - по окончанию приема передаем в Битрикс24 данные об оказанных услугах и стоимость приема.

8. Сбор обратной связи - Битрикс24 по окончанию приема запрашивает у пациента обратную связь в автоматическом режиме.